Chat­bot Vor­la­gen: Tem­p­la­te für Städ­te, Ver­wal­tung und Behörde

Fast alle Chat­bot-Ein­stei­ger und Pro­fes­sio­nals haben eins gemein­sam: Sie wol­len schnell gute Chat­bots bau­en. Das heißt, der eige­ne Chat­bot soll mög­lichst von Beginn an viel wis­sen und auch schon rich­tig nett daher­kom­men. War­um also nicht gleich mit einem soli­den Grund­ge­rüst anfan­gen und auf jah­re­lan­ge Erfah­run­gen aus Chat­bot-Pro­jek­ten bau­en? Unse­re Chat­bot Vor­la­gen erleich­tern die Erstel­lung eines eige­nen Bots unge­mein und sind indi­vi­du­ell anpass­bar. Wir stel­len Ihnen zum Bei­spiel ein kos­ten­lo­ses Tem­p­la­te für einen Chat­bot für Behör­den, Städ­te und Kom­mu­nen zur Ver­fü­gung. In die­sem Bei­trag zei­gen wir Ihnen, wie Sie unse­re Vor­la­gen erfolg­reich einsetzen.

Der Auf­bau eines Chat­bot Dialogs

Bevor wir näher auf die Chat­bot Vor­la­gen ein­ge­hen, möch­ten wir Ihnen zum bes­se­ren Ver­ständ­nis kurz den typi­schen Auf­bau eines Chat­bot Dia­logs vor­stel­len. Natür­lich kommt der kon­kre­te Gesprächs­ver­lauf auf den Anwen­dungs­fall und das Ein­satz­ge­biet an, jedoch fol­gen Dia­lo­ge mit einem Bot in der Regel einem gewis­sen Mus­ter. Um Chat­bot Vor­la­gen rich­tig ein­zu­set­zen, hilft es, die­ses Mus­ter zu ken­nen und zu ver­ste­hen. Das Gesprächs­mo­dell besteht aus fol­gen­den Bausteinen:

1. Begrü­ßung
2. Ein­ga­be des Nut­zers (Fra­ge oder Themenauswahl)
3. ggf. Rück­fra­ge des Chat­bots mit Antwort-Optionen
4. Fina­le Ant­wort des Chat­bots und Ein­ho­lung von Feedback
5. Auf­for­de­rung zur Ein­ga­be einer wei­te­ren Frage

Die Begrü­ßung erscheint jedem Nut­zer zu Beginn eines Dia­logs. Der Bot stellt sich kurz vor und begrüßt den Nut­zer. Die­ser wird dar­auf­hin durch die hin­ter­leg­te Nach­richt oder zusätz­lich mit einer But­ton-Aus­wahl zu den mög­li­chen The­men geführt. Danach erfolgt die Ein­ga­be des Nut­zers. Bei einem Chat­bot in der Regel per Text oder durch Aus­wahl aus den mög­li­chen The­men. Han­delt es sich gleich­zei­tig um einen Voice­bot, so kann der Laut­spre­cher und das Mikro­fon akti­viert wer­den, um die Ein- und Aus­ga­be per Spra­che zu ermög­li­chen. Im Hin­ter­grund läuft nach der Ein­ga­be die Erken­nung der Absicht anhand von vor­her fest­ge­leg­ten Regeln ab. Wur­de auf Anhieb kei­ne Absicht erkannt, erfol­gen geziel­te Rück­fra­gen durch den Bot. So kann sicher­ge­stellt wer­den, dass der Chat­bot die Nut­zer­ab­sicht kor­rekt erkennt. Zum Schluss wird die pas­sen­de Ant­wort aus­ge­spielt, die vor­her fest­ge­legt wur­de. An die­ser Stel­le des Gesprächs kann der Chat­bot zusätz­lich nach Feed­back zur aus­ge­ge­ben Ant­wort fra­gen. Mit der fina­len Aus­ga­be endet der Dia­log und der Chat­bot kann zur Ein­ga­be einer wei­te­ren Fra­ge auf­for­dern oder wei­te­re The­men zur Aus­wahl anbieten. 

Chat­bot Vor­la­gen rich­tig einsetzen

Chat­bot Vor­la­gen ori­en­tie­ren sich an die­sem typi­schen Gesprächs­mo­dell, sodass der Dia­log des Bots nicht von Grund auf neu erstellt wer­den muss. Wich­tig ist aber auch, dass eine Vor­la­ge nicht 1:1 über­nom­men wird, son­dern an die jewei­li­ge Ziel­grup­pe, den kon­kre­ten Use Case und die gewünsch­te Bot-Per­sön­lich­keit ange­passt wird. Vor­la­gen für digi­ta­le Assis­ten­ten sind also kei­nes­wegs uni­ver­sel­le Lösun­gen, son­dern die­nen als Bei­spiel und Inspi­ra­ti­on, geben Anre­gun­gen und Ori­en­tie­rung und sind der Aus­gangs­punkt für eige­ne Anpassungen.

Unser Vor­la­gen­pa­ket für Städ­te, öffent­li­che Ver­wal­tung und Behör­den umfasst eine Viel­zahl an The­men­ge­bie­ten: Ver­wal­tung, Kul­tur und Tou­ris­mus, Bil­dung und Arbeit, Stadt­raum sowie all­ge­mei­ne Infor­ma­tio­nen über die Stadt bzw. Kom­mu­ne. Sie kön­nen die The­men belie­big umfor­mu­lie­ren, ent­fer­nen oder erweitern. 

Jede Aus­wahl­mög­lich­keit besteht wie­der­um aus meh­re­ren Unter­the­men. Zu vie­len der unter­ge­ord­ne­ten The­men­ge­bie­ten sind in der Vor­la­ge bereits vor­ge­fer­tig­te Chat­bot Tex­te mit den ent­spre­chen­den Erken­nungs­re­geln vor­han­den, in denen bei­spiels­wei­se nur noch Öff­nungs­zei­ten oder Kon­takt­mög­lich­kei­ten ergänzt wer­den müs­sen. Alle bereits vor­han­de­nen Inhal­te, Tex­te und Zuord­nun­gen kön­nen jeder­zeit nach Bedarf ver­än­dert und neue hin­zu­ge­fügt wer­den. Dane­ben haben Sie die Mög­lich­keit Bil­der, wei­ter­füh­ren­de Links oder zusätz­li­che Aus­wahl­mög­lich­kei­ten ein­zu­fü­gen. Möch­ten Sie mit Ihrem Chat­bot bei­spiels­wei­se nur einen ganz bestimm­ten Anwen­dungs­fall bedie­nen, kön­nen Sie alle nicht benö­tig­ten The­men­fel­der ganz ein­fach löschen und statt­des­sen das gewünsch­te The­ma mit Ihren eige­nen Inhal­ten vertiefen.

Die Chat­bot Vor­la­ge soll Ihnen in ers­ter Linie ein Gefühl für die Struk­tur, den Auf­bau und die Funk­ti­ons­wei­se eines Chat­bots ver­mit­teln und auf­zei­gen, wie viel­fäl­tig die Ein­satz­mög­lich­kei­ten sind. Sie bie­tet einen leich­ten Ein­stieg in die Erstel­lung eines Chat­bots, da Sie sich jeder­zeit an den bereits vor­han­de­nen Inhal­ten ori­en­tie­ren kön­nen und somit kein hoher tech­ni­scher Auf­wand nötig ist. Gleich­zei­tig sorgt die Vor­la­ge für eine erheb­li­che Zeit­er­spar­nis, da der Chat­bot nicht von Grund auf neu erstellt wer­den muss. 

Das Tem­p­la­te kann von meh­re­ren Nut­zern inner­halb einer Orga­ni­sa­ti­on oder inner­halb eines Teams par­al­lel bear­bei­tet wer­den. Sie kön­nen bei­spiels­wei­se jedem The­men­ge­biet den dafür zustän­di­gen Mit­ar­bei­ter zuwei­sen, der dann eigen­stän­dig Inhal­te ein­pfle­gen kann. So kann Ihr Chat­bot schnell “wach­sen” und ste­tig mit neu­en Infor­ma­tio­nen ver­sorgt werden. 

So nut­zen Sie unse­re Chat­bot Vorlagen

Mit unse­rem kos­ten­frei­en Tem­p­la­te erhal­ten Sie ein Grund­ge­rüst für einen Chat­bot im Bereich der öffent­li­chen Ver­wal­tung. Und so kön­nen Sie die Chat­bot Vor­la­ge nutzen:

Log­gen Sie sich zuerst mit Ihren Zugangs­da­ten im Kiko CMS, unse­rer Chat­bot-Platt­form, ein. Kli­cken Sie nun im Menü­punkt “Start” auf den Rei­ter “Vor­la­gen” und impor­tie­ren Sie das Vor­la­gen­pa­ket für Städ­te und Gemeinden. 

Anmer­kung vom 10.10.2023: Das Kiko CMS ist nicht mehr ver­füg­bar. Der Chat­bot wird nun als Kom­plett­ser­vice von uns für Sie ein­ge­rich­tet. Bei Fra­gen Ihrer­seits kön­nen Sie uns hier errei­chen.

Bevor Sie mit der Anpas­sung der Vor­la­ge an Ihre Ziel­grup­pe begin­nen, emp­feh­len wir Ihnen, sich in die Rol­le des Chat­bot-Nut­zers zu ver­set­zen und den vor­ge­fer­tig­ten Chat­bot ein­mal aus­zu­pro­bie­ren. Öff­nen Sie dafür das Chat-Wid­get ganz unten rechts. Dort kön­nen Sie die Vor­la­ge aus­tes­ten und sehen den Chat­bot so, wie er letzt­end­lich auch den Chat­bot-Nut­zern ange­zeigt wird. So ver­schaf­fen Sie sich einen Über­blick über die bereits vor­han­de­nen The­men, Dia­lo­ge und Inhal­te und sehen, an wel­chen Stel­len Sie den Bot an Ihre Bedürf­nis­se anpas­sen müssen.

Haben Sie den Chat­bot aus­pro­biert, kön­nen Sie sich im Menü­punkt “Bot­lis­te” alle Bots anse­hen, die Teil des Vor­la­gen­pa­kets sind. Der Meta­bot ist dabei der über­ge­ord­ne­te Bot, der den Nut­zer begrüßt und zu den ein­zel­nen The­men­ge­bie­ten wei­ter­lei­tet. Alle ande­ren Bots in der Lis­te sind soge­nann­te Sub­bots, die jeweils ein kon­kre­tes The­men­ge­biet behan­deln. Stellt der Nut­zer im Chat eine Fra­ge, sorgt der Meta­bot dafür, dass die Anfra­ge an den rich­ti­gen Sub­bot wei­ter­ge­lei­tet wird. In der Bot­lis­te kön­nen Sie ein­zel­ne Bots löschen oder einen neu­en Sub­bot zu einem bestimm­ten The­ma erstellen. 

Die Dia­lo­ge der ein­zel­nen Bots kön­nen Sie im Menü­punkt “Inhalt” eigen­stän­dig ver­än­dern, indem Sie aus dem Drop-Down-Menü den jewei­li­gen Bot aus­wäh­len. Dort kön­nen Sie neue Nut­zer­ab­sich­ten und Erken­nungs­re­geln hin­zu­fü­gen. Wie genau das funk­tio­niert, wird Ihnen in unse­ren Chat­bot Tuto­ri­als erklärt, die Sie im Kiko CMS unter dem Menü­punkt “Start” oder im Help­cen­ter fin­den. Ori­en­tie­ren Sie sich bei der Bezeich­nung und Struk­tu­rie­rung der neu­en Absich­ten am bes­ten an den bereits vor­han­de­nen Inhal­ten, damit die Über­sicht­lich­keit gewahrt wird. Alter­na­tiv kön­nen auch wir die Vor­la­ge indi­vi­du­ell an Ihre Bedürf­nis­se anpas­sen. Nut­zen Sie dazu die Sup­port­an­fra­ge über unse­ren Ser­vice Desk. 

Anmer­kung vom 10.10.2023: Das Kiko CMS ist nicht mehr ver­füg­bar. Statt­des­sen erstel­len wir nun Ihren per­so­na­li­sier­ten Chat­bot mit ChatGPT-Tech­no­lo­gie für Sie. Neu­gie­rig? Mehr Infor­ma­tio­nen dazu erhal­ten Sie hier.

Fazit

Chat­bot Vor­la­gen sind extrem hilf­reich bei der Erstel­lung eines eige­nen Bots. Sie ver­rin­gern nicht nur den zeit­li­chen Auf­wand extrem, son­dern bie­ten gleich­zei­tig einen leich­ten Ein­stieg in die Arbeit mit Chat­bot-Tools. Mit unse­rer kos­ten­frei­en Vor­la­ge spe­zi­ell für Behör­den, Städ­te und Kom­mu­nen erhal­ten Sie ein umfang­rei­ches Chat­bot Bei­spiel, das eine Viel­zahl an mög­li­chen Bür­ger­an­fra­gen abdeckt und dabei unkom­pli­ziert indi­vi­dua­li­siert wer­den kann. Und bei Bedarf über­neh­men wir sogar die Anpas­sung der Inhal­te für Ihren kon­kre­ten Anwen­dungs­fall für Sie. Neh­men Sie dafür ein­fach Kon­takt mit uns auf.

Übri­gens: Neben der Chat­bot Vor­la­ge für Behör­den, Kom­mu­nen und die öffent­li­che Ver­wal­tung fin­den Sie im Kiko CMS noch wei­te­re Tem­pla­tes, u.a. für Small­talk, E-Com­mer­ce und Online­shops, sowie inter­ne und exter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on im Unternehmen.

Sie wün­schen Sich eine wei­te­re Chat­bot Vor­la­ge für ein ande­res Ein­satz­ge­biet? Dann schrei­ben Sie uns!