Chat­bots für die inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on – Kos­ten­lo­se Vor­la­ge für Ihren Bot

Ein neu­er Mit­ar­bei­ter soll ein­ge­ar­bei­tet wer­den? Eine ande­re Kol­le­gin sucht nach den Doku­men­ten für die Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung? Und der Prak­ti­kant benö­tigt den Namen eines Ansprech­part­ners in einer ande­ren Abtei­lung? Anstatt selbst umständ­lich im Intra­net danach zu recher­chie­ren, kann ein Chat­bot im Nu die pas­sen­de Ant­wort geben. Wir zei­gen Ihnen des­halb, wie ein Chat­bot für die inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on ein­ge­setzt wer­den kann und wie unse­re kos­ten­lo­se Chat­bot Vor­la­ge Sie dabei unterstützt.

Wie fin­det ein Chat­bot in der inter­nen Kom­mu­ni­ka­ti­on Anwendung?

Die in der Ein­lei­tung genann­ten Bei­spie­le zei­gen bereits, dass der Ein­satz von Chat­bots in der inter­nen Unter­neh­mens­kom­mu­ni­ka­ti­on viel­sei­tig ist und nicht auf ein bestimm­tes The­men­ge­biet begrenzt sein muss. Im Fol­gen­den haben wir des­halb eine Über­sicht für mög­li­che Anwen­dungs­fäl­le zusammengestellt.

Ein Chat­bot hilft beim Onboarding

Ein Chat­bot kann dabei hel­fen, neue Kolleg*innen ins Team ein­zu­glie­dern. Bei­spiels­wei­se gehört es sich, dem neu­en Team­mit­glied im Rah­men des Onboar­ding Fra­gen zur Kul­tur und Struk­tur des Unter­neh­mens zu beant­wor­ten. Ein Kom­mu­ni­ka­ti­ons­as­sis­tent schafft neue Kapa­zi­tä­ten, indem er die­se Stan­dard-Fra­gen beant­wor­tet. Dar­über hin­aus führt er Neu­lin­ge in rele­van­te Pro­gram­me ein und beant­wor­tet jeder­zeit Fra­gen zu inter­nen Abläu­fen oder Kommunikationswegen.

Ein Chat­bot unter­stützt bei Recruiting-Prozessen

Aber auch vor dem Onboar­ding-Pro­zess kann ein Chat­bot mit den bereits ein­ge­pfleg­ten Daten ziel­füh­rend ein­ge­setzt wer­den. Bei­spiels­wei­se kann er Bewer­bern Infor­ma­tio­nen über das Unter­neh­men pro­ak­tiv bereit­stel­len und Fra­gen zum Bewer­bungs­ab­lauf beant­wor­ten. Dies macht einen guten Ein­druck und trägt zu einer posi­ti­ven Posi­tio­nie­rung als Arbeit­ge­ber bei.

Ein Chat­bot steu­ert inter­ne HR-Prozesse

Im Per­so­nal­ma­nage­ment gibt es noch vie­le Pro­zes­se, die manu­ell bear­bei­tet wer­den. Dazu gehö­ren bei­spiels­wei­se Urlaubs­an­trä­ge, Krank­mel­dun­gen oder Rei­se­kos­ten­ab­rech­nun­gen. Die­se Pro­zes­se kön­nen mit­tels Slot-Fil­ling, d.h. dem Aus­fül­len von For­mu­la­ren direkt im Chat­bot, kom­plett stan­dar­di­siert wer­den. Der digi­ta­le Assis­tent kann aber auch nur unter­stüt­zend ein­ge­setzt wer­den, indem er die Mitarbeiter*innen mit den pas­sen­den Ant­wor­ten auf Fra­gen sowie den nöti­gen For­mu­la­ren und Rege­lun­gen versorgt.

Ein Chat­bot ent­las­tet die IT-Abteilung

Jeder kennt es: der Dru­cker funk­tio­niert nicht, ein bestimm­tes Pro­gramm lässt sich nicht star­ten oder eine Feh­ler­mel­dung blo­ckiert den Bild­schirm. Tech­ni­sche Schwie­rig­kei­ten tre­ten im Unter­neh­men tag­täg­lich auf. Oft sind es die­sel­ben Pro­ble­me, die mit ein paar ein­fa­chen Hand­grif­fen beho­ben wer­den kön­nen. An die­ser Stel­le kann ein Chat­bot Abhil­fe schaf­fen. Damit sich Mitarbeiter*innen nicht wegen jeder Klei­nig­keit an die IT-Abtei­lung wen­den müs­sen, kön­nen die­se häu­fig auf­tre­ten­den Fra­gen ganz ein­fach per Chat­bot beant­wor­tet wer­den. Auch kann der digi­ta­le Assis­tent Anlei­tun­gen für im Unter­neh­men genutz­te Soft­ware-Anwen­dun­gen geben.

Ein Chat­bot als Projektmanager

Chat­bots kön­nen als Pro­jekt­ma­na­ger ein­ge­setzt wer­den, indem sie alle Infor­ma­tio­nen zur Pla­nung, Umset­zung, Abga­be und Abrech­nung bün­deln. Dies ist hilf­reich, um sich einen Über­blick über den bis­he­ri­gen Ver­lauf und Erfolg eines Pro­jekts zu ver­schaf­fen und hilft bei der Projektdokumentation. 

Kos­ten­lo­se Chat­bot Vor­la­ge für die inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on in Unternehmen 

Trotz der viel­fäl­ti­gen Anwen­dungs­mög­lich­kei­ten, zögern noch immer vie­le Unter­neh­men, einen Chat­bot in der inter­nen Kom­mu­ni­ka­ti­on ein­zu­set­zen. Grund dafür ist häu­fig der Irr­glau­ben, dass der Ein­satz von digi­ta­len Assis­ten­ten mit einem hohen tech­ni­schen sowie finan­zi­el­len Auf­wand ver­bun­den ist. Mit unse­rer kos­ten­frei­en Chat­bot Vor­la­ge für die inter­ne Unter­neh­mens­kom­mu­ni­ka­ti­on möch­ten wir die­se Vor­ur­tei­le aus dem Weg schaf­fen und Ihnen zei­gen, wie unkom­pli­ziert die Erstel­lung eines Bots sein kann. 

Inhalt der Chat­bot Vor­la­ge für die inter­ne Unternehmenskommunikation

Unser Vor­la­gen­pa­ket für die inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on umfasst eine Viel­zahl an The­men­ge­bie­ten, die belie­big ver­än­dert, erwei­tert oder ent­fernt wer­den können:

• All­ge­mei­ne Infor­ma­tio­nen (Events, Kan­ti­ne, Unternehmenskultur)
• Mit­ar­bei­ter (Onboar­ding, Mit­ar­bei­ter­ver­zeich­nis, Per­so­nal­an­ge­le­gen­hei­ten, For­mu­la­re und Dokumente)
• Kom­mu­ni­ka­ti­on (Video­kon­fe­ren­zen, Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nä­le und -tools)
• Pro­gram­me (genutz­te Soft­ware, Anlei­tun­gen und Erklä­run­gen zu Funktionen)
• Pro­jek­te (Pla­nung, Umset­zung, Abga­be, Abrechnung) 
• Style Gui­de (Unter­neh­mens­de­sign, Logos, Bildarchiv)

Jede Aus­wahl­mög­lich­keit besteht wie­der­um aus meh­re­ren Unter­the­men. Für eini­ge Unter­the­men gibt es bereits bei­spiel­haf­te vor­ge­fer­tig­te Ant­wor­ten, die Sie ent­spre­chend an Ihr Unter­neh­men anpas­sen kön­nen. Eini­ge Ant­wor­ten des Chat­bots müs­sen Sie noch selbst­stän­dig hin­zu­fü­gen, da die­se für jedes Unter­neh­men unter­schied­lich sind. Alle bereits vor­han­de­nen The­men, Inhal­te, Tex­te und Zuord­nun­gen kön­nen jeder­zeit nach Bedarf ver­än­dert wer­den. Dane­ben haben Sie die Mög­lich­keit Bil­der, wei­ter­füh­ren­de Links oder zusätz­li­che Aus­wahl­mög­lich­kei­ten ein­zu­fü­gen. Möch­ten Sie mit Ihrem Chat­bot bei­spiels­wei­se nur einen ganz bestimm­ten Anwen­dungs­fall bedie­nen, kön­nen Sie alle nicht benö­tig­ten The­men­fel­der ganz ein­fach löschen und statt­des­sen das gewünsch­te The­ma mit Ihren eige­nen Inhal­ten vertiefen.

Die Chat­bot Vor­la­ge soll Ihnen in ers­ter Linie ein Gefühl für die Struk­tur, den Auf­bau und die Funk­ti­ons­wei­se eines Chat­bots ver­mit­teln. Sie bie­tet einen leich­ten Ein­stieg in die Erstel­lung eines Chat­bots, da Sie sich jeder­zeit an den bereits vor­han­de­nen Inhal­ten ori­en­tie­ren kön­nen und somit kein hoher tech­ni­scher Auf­wand nötig ist. Gleich­zei­tig sorgt die Vor­la­ge für eine erheb­li­che Zeit­er­spar­nis, da der Chat­bot nicht von Grund auf neu erstellt wer­den muss. 

Es han­delt sich jedoch nicht um eine uni­ver­sel­le Lösung, die 1:1 über­nom­men wer­den soll. Die Vor­la­ge dient viel­mehr als Bei­spiel und Inspi­ra­ti­on, gibt Ori­en­tie­rung und ist der Aus­gangs­punkt für eige­ne Anpassungen.

So nut­zen Sie unse­re kos­ten­freie Chat­bot Vorlage

Um die Chat­bot Vor­la­ge zu nut­zen, log­gen Sie sich zuerst mit Ihren Zugangs­da­ten im Kiko CMS (Con­tent-Manage­ment-Sys­tem) ein. Haben Sie noch kei­nen bestehen­den Account für unse­re Chat­bot-Platt­form Kiko, so kön­nen Sie sich jeder­zeit kos­ten­los regis­trie­ren. Kli­cken Sie nun im Menü­punkt “Start” auf den Rei­ter “Vor­la­gen” und impor­tie­ren Sie das Vor­la­gen­pa­ket für die inter­ne Kommunikation. 

Bevor Sie die Vor­la­ge mit Ihren indi­vi­du­el­len Inhal­ten befül­len, emp­feh­len wir Ihnen, den vor­ge­fer­tig­ten Chat­bot ein­mal aus­zu­pro­bie­ren. Öff­nen Sie dafür das Chat-Wid­get ganz unten rechts. Dort kön­nen Sie die Vor­la­ge aus­tes­ten und sich eine Über­sicht über die bereits vor­han­de­nen The­men ver­schaf­fen. So kön­nen Sie die Struk­tur des Chat­bots ken­nen­ler­nen und sehen, an wel­chen Stel­len Sie den Bot noch anpas­sen müssen.

Haben Sie den Chat­bot aus­pro­biert, kön­nen Sie sich im Menü­punkt “Bot­lis­te” alle Bots anse­hen, die Teil des Vor­la­gen­pa­kets sind. Der Meta­bot ist dabei der über­ge­ord­ne­te Bot, der den Nut­zer begrüßt und zu den ein­zel­nen The­men­ge­bie­ten wei­ter­lei­tet. Alle ande­ren Bots in der Lis­te sind soge­nann­te Sub­bots, die jeweils ein kon­kre­tes The­men­ge­biet behan­deln. Stellt der Nut­zer im Chat eine Fra­ge, sorgt der Meta­bot dafür, dass die Anfra­ge an den rich­ti­gen Sub­bot wei­ter­ge­lei­tet wird. In der Bot­lis­te kön­nen Sie ein­zel­ne Bots löschen oder einen neu­en Sub­bot zu einem bestimm­ten The­ma erstellen. 

Die Dia­lo­ge der ein­zel­nen Bots kön­nen Sie im Menü­punkt “Inhalt” eigen­stän­dig ver­än­dern, indem Sie aus dem Drop-Down-Menü den jewei­li­gen Bot auswählen. 

Eine genaue Erklä­rung für die Erstel­lung neu­er Inhal­te erhal­ten Sie in unse­ren Chat­bot Tuto­ri­als, die Sie im Kiko CMS unter dem Menü­punkt “Start” oder im Help­cen­ter fin­den. Alter­na­tiv kön­nen auch wir die Vor­la­ge indi­vi­du­ell an Ihre Bedürf­nis­se anpas­sen. Nut­zen Sie dazu ein­fach das Kon­takt­for­mu­lar.

Anmer­kung vom 05.10.2023: Das Kiko CMS ist nicht mehr ver­füg­bar. Der Chat­bot wird nun als Kom­plett­ser­vice von uns für Sie ein­ge­rich­tet. Mehr dazu erfah­ren Sie hier.

Die Nut­zung des Kiko Con­tent-Manage­ment-Sys­tems und die Bear­bei­tung der Vor­la­ge ist für Sie kos­ten­los. Sie kön­nen die Vor­la­ge also kom­plett unver­bind­lich und zeit­lich unbe­grenzt aus­tes­ten und anpassen. 

Also wor­auf war­ten Sie noch? Wir erstel­len Ihren per­so­na­li­sier­ten Chat­bot mit ChatGPT-Technologie!

Fazit

Wie Sie sehen, sind die Anwen­dungs­fäl­le eines Chat­bots für die inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on viel­fäl­tig und nicht nur auf ein The­men­ge­biet begrenzt. Ist der Bot erst ein­mal imple­men­tiert, so kann er fir­men­in­tern eine gro­ße Ent­las­tung und Effi­zi­enz­stei­ge­rung über vie­le Berei­che hin­weg dar­stel­len. Um Ihnen bei der Umset­zung Ihres Chat­bot Pro­jekts eine Hil­fe­stel­lung zu bie­ten, stel­len wir Ihnen unse­re Chat­bot Vor­la­gen kos­ten­frei zur Verfügung. 

Übri­gens: Neben der Chat­bot Vor­la­ge für die inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on fin­den Sie im Kiko CMS noch wei­te­re Tem­pla­tes, u.a. für Small­talk, Kun­den­ser­vice, E-Com­mer­ce und Online­shops sowie für Behör­den, Städ­te und die öffent­li­che Ver­wal­tung. Sie wün­schen Sich eine wei­te­re Chat­bot Vor­la­ge für ein ande­res Ein­satz­ge­biet? Dann schrei­ben Sie uns!

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