Für viele Unternehmen ist der Einsatz von digitalen Assistenten eng mit den Themen Kundenservice und Leadgenerierung verbunden. Doch genauso gut eignen sich Chatbots in der internen Kommunikation. Hier sind 10 Vorteile, die zeigen, warum sich ein Chatbot für Sie und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter lohnt.
Wie findet ein Chatbot in der internen Kommunikation Anwendung?
Die in der Einleitung genannten Beispiele zeigen bereits, dass der Einsatz von Chatbots in der internen Unternehmenskommunikation vielseitig ist und nicht auf ein bestimmtes Themengebiet begrenzt sein muss. Im Folgenden haben wir deshalb eine Übersicht für mögliche Anwendungsfälle zusammengestellt.
1. Ein Chatbot spart Zeit und steigert die Effizienz
Der Einsatz von Chatbots in der internen Kommunikation sorgt für eine erhebliche Zeitersparnis und Steigerung der Effizienz. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen nicht mehr ewig im Intranet oder auf dem PC-Laufwerk nach einer Antwort auf ihre Frage suchen, sondern können einfach den Chatbot fragen, der sofort eine Antwort gibt.
2. Ein Chatbot entlastet Mitarbeitende
Häufig gestellte Fragen (“Wie kann ich mein Passwort ändern?”, “Wo finde ich das Unternehmenslogo in hoher Auflösung?”) werden ganz einfach von einem Chatbot beantwortet. Dadurch werden auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die normalerweise in der Position sind, wiederkehrende Fragen der Kolleginnen und Kollegen zu beantworten, entlastet und können sich wichtigeren Themen widmen.
3. Ein Chatbot liefert die korrekten Informationen
Ein Chatbot muss nur einmalig mit den richtigen Daten versorgt werden, danach kann er diese Informationen jederzeit schnell und korrekt bereitstellen. Im Gegensatz zum menschlichen Gegenüber schleichen sich somit keine unbeabsichtigten Halbwahrheiten oder ungenauen Angaben ein.
4. Keine unangenehmen Fragen mehr
“Wie beantrage ich Elternzeit?”, “Ich habe meinen Mitarbeiterausweis verloren, was nun?”, “Welche Stellen sind intern ausgeschrieben?” – Chatbots beantworten auch die Fragen, die man nicht unbedingt den Kolleginnen und Kollegen oder den Vorgesetzten stellen möchte. Mitarbeitende haben dank des virtuellen Assistenten trotzdem einen vertrauensvollen Ansprechpartner, was zur Mitarbeiterzufriedenheit beiträgt.
5. Chatbots sind Push- und Pull-Medium zugleich
E-Mails sind ein Push-Medium – Nachrichten und Informationen werden den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mitgeteilt. Das Intranet hingegen ist ein Pull-Medium – Mitarbeitende suchen gezielt selbst nach Informationen und erhalten Antworten. Ein Chatbot ist sowohl Push- als auch Pull-Medium. Einerseits lassen sich über den digitalen Assistenten Informationen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter streuen, andererseits liefert er bei Bedarf Antworten zu allen relevanten Themen. Ein Chatbot vereint somit die Vorteile von E-Mails und Intranet in einem Tool.
6. Integration in bestehende Unternehmenssoftware und Intranet
Ein Chatbot können überall dort eingesetzt werden, wo es um Kommunikation geht. Zum Beispiel im Intranet, in bestehender Unternehmenssoftware oder als individueller Chat in Microsoft Teams bzw. anderen Kommunikationskanälen. Mitarbeitende können den digitalen Assistenten so von der gewohnten Oberfläche aus benutzen und müssen nicht zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln.
7. Vernetzung von Kolleg*innen
Chatbots können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf verschiedene Arten miteinander vernetzen. Einerseits können über einen Chatbot schnell Telefonnummern oder E-Mail-Adressen von Kolleginnen und Kollegen abgefragt werden. Andererseits kann im Chatbot eine Weiterleitung aktiviert werden. Diese ermöglicht es, spezifische Probleme und Fragen, bei denen der Bot nicht weiterhelfen kann, direkt per Mail an den zuständigen Kontakt im Unternehmen zu senden. Dies sorgt ebenfalls für eine Zeitersparnis, da die Mail nicht händisch verfasst werden muss.
8. Ein Chatbot lernt von selbst
Durch maschinelles Lernen sind Chatbots in der Lage, selbständig aus Erfahrung zu lernen. Das bedeutet konkret, je häufiger der Bot benutzt wird, umso besser wird er und so genauer kann er in Zukunft Auskunft geben.
9. Abteilungsübergreifendes Wissen
Ein Chatbot kann von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet und gepflegt werden. Dafür können den betreffenden Personen verschiedene Bearbeitungsrechte in der Chatbot-Software eingeräumt werden, die dann für ihr jeweiliges Themengebiet passende Antworten im System hinterlegen. Dadurch wird der Chatbot zur zentralen Anlaufstelle für alle Themen, die die interne Kommunikation betreffen.
10. Chatbots sind für alle Branchen geeignet
Nicht in jedem Unternehmen sitzen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Computer und können auf das Intranet zur Suche von Informationen zugreifen. Ein Chatbot hingegen kann ganz einfach vom Smartphone aufgerufen werden und ist somit in allen Branchen bzw. Industrien einsetzbar. Die Kommunikation mit einem Chatbot ermöglicht also auch Mitarbeitenden, die nicht im Büro tätig sind, schnell Antworten auf Fragen zu erlangen, besser vernetzt zu sein und produktiver zu arbeiten.
Fazit: Chatbots als neuer Kanal für Unternehmenskommunikation
Wie Sie sehen, löst ein Chatbot für die interne Kommunikation viele Probleme im Unternehmen und sorgt für eine Verbesserung des Arbeitsklimas, einen schnellen Informationsaustausch und eine Steigerung der Effizienz. Immer mehr Unternehmen haben die Vorteile bereits erkannt und setzen Chatbots firmenintern ein. In Zukunft wird also kaum ein Unternehmen um einen digitalen Assistenten zur Unterstützung der internen Prozesse herumkommen. Damit Sie diesen Zug nicht verpassen, unterstützen wir Sie gern bei der Umsetzung Ihres Chatbot Projekts und erstellen Ihren personalisierten Chatbot mit ChatGPT-Technologie.
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